UNA BASE DE DATOS es un conjunto de datos organizados para un uso determinado, que comparten características comunes, es decir que los datos tienen la misma estructura. En nuestra base de datos podemos almacenar un directorio telefónico, la información de los empleados de una empresa o estudiantes de un colegio.Dato: es todo aquello que deseamos almacenar y recuperar en el futuro. Éstos pueden ser texto, números, fechas, imágenes, entre otros.
El SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS (SGBD), es aquel programa que actúa como un intermediario entre los usuarios y los datos. Debe cumplir con una serie de funciones como permitir la descripción de los datos, definición de sus propiedades y relaciones entre ellos, como también el insertar, suprimir y modificar los datos.
MOTOR DE LA BASE DE DATOS: es el encargado del manejo interno de los archivos de la base de datos, de la integridad, seguridad, estabilidad y correcto funcionamiento de la misma.
En Microsoft Access, la extensión de los archivos es .MDB (Microsoft Data Base) y el motor para manejar estos archivos se llama “Microsoft Jet”. Consta de archivos .DLL (llamados librerías), que vienen con el Sistema Operativo Windows. Cuando Access se instala, se instalan consigo varias versiones de Microsoft Jet.
Los tipos de motores de bases de datos más conocidos son:
DAO: Data Access Object. Es el tradicional Microsoft Jet de Microsoft
ADO: ActiveX Data Object. Es el nuevo modelo que soporta componente ActiveX
RDO: Remote Data Object. Motor para el acceso a bases de datos remotas.
SQL (Structure query Language): lenguaje de consulta estructurado, utilizado en una base de datos relacional. Los comandos SQL pueden utilizarse para trabajar interactivamente con una base de datos o pueden incluirse en un lenguaje de programación para servir de interfaz a una base de datos.
Veamos ahora algunas acciones usuales a realizar con Access
Crear una tabla
· Abra una base de datos existente (Dulce) o cree una nueva.
· En la ventana de Base de datos, haga click en la pestaña de Tablas y después click en Nuevo.
· Haga click en Vista Hoja de datos y en Aceptar
· Teclee los nombres de cada campo y oprima ENTER.
Conmutar entre ventanas
· Hacer click en el menú Ventana para desplegar una lista de las ventanas abiertas.
· La ventana activa tiene una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en la ventana que desee abrir.
Zoom en una celda
· Colocar el cursor en la celda
· Oprimir Shift F2
Cambiar la apariencia de celdas
· Click en Formato,
· click en Celdas,
· modificar los parámetros deseados (mostrar líneas, color de líneas y celdas, efectos)
Ocultar un campo
· Seleccionar la columna a ocultar
· Click en Formato
· Click en Ocultar columnas
Mostrar campos ocultos
· Click en Formato
· Click en desocultar columnas
· La columnas mostradas tienen una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en las que desee cambiar de estado.
Congelar un campo
· Seleccione la columna a mostrar
· Click en Formato
· Click en Congelar columnas
Cambiar la vista de una tabla
· Haga click en Ver
· Haga click en el icono que desee (hoja de diseño u hoja de datos)
Reordenar campos
· En la vista de Hoja de diseño seleccione el renglón a mover
· Arrástrelo con el ratón a la posición deseada.
Cambiar un tipo de dato
· En la hoja de diseño haga click en el Tipo de dato a modificar, con ello aparece una flecha.
· Haga click en la flecha y elija el tipo de dato apropiado.
(Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonúmero, )
· Modifique las propiedades del campo según convenga
· Guarde la tabla haciendo click en grabar (el icono con un disquete)
Cambiar propiedades de un campo:
(las mismas propiedades que se les asignen a los campos serán las que tengan en las FORMAS que los utilizan)
Agregar un título a un campo
(un letrero con un nombre más largo y descriptivo que el simple encabezado)
· En propiedades del campo haga click Título, y escriba el texto a mostrar
· Guarde la tabla
Asignar un valor predeterminado
(aparecerá en el campo cada vez que se agrega un nuevo registro, para aceptarlo oprimimos ENTER, para modificarlo escribimos el nuevo valor y después ENTER)
· En propiedades del campo haga click Valor predeterminado, y escriba el texto o valor a mostrar (por ejemplo en el Campo "Ciudad", anote: "Nuevo Laredo")
· Guarde la tabla
Indicar que es un valor requerido
(no se acepta el registro si no se proporciona, por ejemplo un número de factura)
· En propiedades del campo haga click en Requerido. Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla
Permitir longitud cero
(Aceptar el registro aún si el dato tiene una hilera de longitud cero, por ejemplo en el campo de FAX de las direcciones de muchos particulares tendrán longitud cero)
· En propiedades del campo haga click en Permitir longitud dero Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla
Agregar una regla de validación
(que limite el valor del dato que podemos introducir en un campo, por ejemplo que el valor sea mayor que cero > 0)
· En propiedades del campo haga click en regla de validación.
· Teclee la condición de validación que desee *.
Guarde la tabla
Tarea 2.
Crear una tabla
· Abra una base de datos existente (Dulce) o cree una nueva.
· En la ventana de Base de datos, haga click en la pestaña de Tablas y después click en Nuevo.
· Haga click en Vista Hoja de datos y en Aceptar
· Teclee los nombres de cada campo y oprima ENTER.
Conmutar entre ventanas
· Hacer click en el menú Ventana para desplegar una lista de las ventanas abiertas.
· La ventana activa tiene una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en la ventana que desee abrir.
Zoom en una celda
· Colocar el cursor en la celda
· Oprimir Shift F2
Cambiar la apariencia de celdas
· Click en Formato,
· click en Celdas,
· modificar los parámetros deseados (mostrar líneas, color de líneas y celdas, efectos)
Ocultar un campo
· Seleccionar la columna a ocultar
· Click en Formato
· Click en Ocultar columnas
Mostrar campos ocultos
· Click en Formato
· Click en desocultar columnas
· La columnas mostradas tienen una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en las que desee cambiar de estado.
Congelar un campo
· Seleccione la columna a mostrar
· Click en Formato
· Click en Congelar columnas
Cambiar la vista de una tabla
· Haga click en Ver
· Haga click en el icono que desee (hoja de diseño u hoja de datos)
Reordenar campos
· En la vista de Hoja de diseño seleccione el renglón a mover
· Arrástrelo con el ratón a la posición deseada.
Cambiar un tipo de dato
· En la hoja de diseño haga click en el Tipo de dato a modificar, con ello aparece una flecha.
· Haga click en la flecha y elija el tipo de dato apropiado.
(Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonúmero, )
· Modifique las propiedades del campo según convenga
· Guarde la tabla haciendo click en grabar (el icono con un disquete)
Cambiar propiedades de un campo:
(las mismas propiedades que se les asignen a los campos serán las que tengan en las FORMAS que los utilizan)
Agregar un título a un campo
(un letrero con un nombre más largo y descriptivo que el simple encabezado)
· En propiedades del campo haga click Título, y escriba el texto a mostrar
· Guarde la tabla
Asignar un valor predeterminado
(aparecerá en el campo cada vez que se agrega un nuevo registro, para aceptarlo oprimimos ENTER, para modificarlo escribimos el nuevo valor y después ENTER)
· En propiedades del campo haga click Valor predeterminado, y escriba el texto o valor a mostrar (por ejemplo en el Campo "Ciudad", anote: "Nuevo Laredo")
· Guarde la tabla
Indicar que es un valor requerido
(no se acepta el registro si no se proporciona, por ejemplo un número de factura)
· En propiedades del campo haga click en Requerido. Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla
Permitir longitud cero
(Aceptar el registro aún si el dato tiene una hilera de longitud cero, por ejemplo en el campo de FAX de las direcciones de muchos particulares tendrán longitud cero)
· En propiedades del campo haga click en Permitir longitud dero Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla
Agregar una regla de validación
(que limite el valor del dato que podemos introducir en un campo, por ejemplo que el valor sea mayor que cero > 0)
· En propiedades del campo haga click en regla de validación.
· Teclee la condición de validación que desee *.
Guarde la tabla
Tarea 2.
Cree una base de datos en blanco, denomínela Directorio Telefónico y cree una tabla llamada Amigos, con todos los datos de sus amigos y compañeros (Nombre, apellido, dirección, teléfono, email, fecha de cumpleaños, foto, etc.) y agreguele las propiedades que considere adecuadas a los tipos de datos.
Cree una base de datos en blanco, con los datos de los libros de una biblioteca:
* (Autor, título, editorial, resumen, tema, etc.).
* (Autor, título, editorial, resumen, tema, etc.).
Cree una base de datos en blanco, con los datos de los usuarios de un servicio de salud (consultorio médico o dental):
* (nombre, edad, historial clínico, tratamientos recibidos, etc.).
Cree una base de datos en blanco, con los datos de Mensajes de correo electrónico enviados:
* (remitente, destinatarios, fecha, contenido de cada mensaje, etc.).
Cree una base de datos en blanco, con los datos de Lugares de interés de una zona geográfica:
* (longitud, latitud, nombre, características, etc.).
