Blog docente para apoyo del curso "Taller de Informática Administrativa II" del Instituto Tecnológico de Nuevo Laredo, impartido por el Ing. Hugo Gilberto García Guerra a alumnos del Departamento de Ciencias Económico Administrativas
Un Campo es la unidad básica de una base de datos, por ejemplo el número de control de un alumno.
Los nombres de los campos, no deben empezar con espacios en blanco ni caracteres especiales. No deben llevar puntos, ni signos de exclamación o corchetes. Se permite, aunque no se recomienda, el tener espacios en blanco en medio.
Estando en Vista Diseño de una tabla, Access permite establecer las propiedades de sus campos con lo que se controla la apariencia de los datos, y se evita que se introduzcan de modo incorrecto.
La información al respecto, correspondiente a la práctica 13, es la siguiente:
Opcionalmente pueden ver el siguiente video con información básica al respecto:
1) BASES DE DATOS
a) Abrir una base de datos existente
b) Partes de una base de datos (tablas, formas, consultas, reportes)
c) Vista normal, vista de diseño
d) En vista de diseño revisar las propiedades de cada campo
e) Obtener ayuda
f) Crear una base de datos con el Asistente
g) Crear una base de datos en blanco
2) TABLAS
a) Crear una tabla
b) Importar una tabla de Excel
c) Crear una tabla con el Asistente
d) Cambiar de nombre un campo
e) Reubicar campos
f) Agregar un campo
g) Borrar un campo
h) Cerrar una tabla
i) Abrir una tabla
j) Cambiar de nombre a una tabla
3) EDITAR TABLAS a) Desplazarse a través de varios registros
b) Seleccionar datos
c) Dar Zoom a una celda (Shift F2)
d) Agregar un registro
e) Borrar un registro
f) Editar datos de un registro
g) Mover o copiar datos
h) Comprobar ortografía
i) Cambiar ancho de columnas
j) Cambiar altura de renglones
k) Cambiar tipo de Fuente
l) Cambiar la apariencia de una celda
m) Ocultar un campo
n) Congelar un campo
4) CAMPOS
a) Tipos de campos (texto, memo, número, auto numérico, fecha, Si/No, Objeto, Hipervínculo)
b) Mostrar las propiedades de un campo
c) Cambiar el tipo de datos
d) Elegir un formato
e) Agregar un letrero
f) Dar un valor por default
g) Requerir entrada de datos
h) Permitir hileras de longitud cero
i) Agregar una regla de validación
j) Crear un campo Si/No
k) Crear un índice
l) Crear un campo tipo lista (lookup column)
m) Agregar imágenes a un registro
n) Crear una máscara de entrada
5) ESTABLECER VÍNCULOS
a) Ajustar la llave primaria (campo clave)
b) Establecer una nueva relación
c) Obligar integridad referencial
d) Borrar un vínculo
6) CREAR FORMAS
a) Crear una forma a partir de una tabla
b) Cambiar la vista de una forma
c) Moverse a través de varios registros
d) Agregar un registro
e) Borrar un registro
f) Editar datos
g) Cambiar de nombre a una forma
h) Descartar una forma
7) DISEÑO DE FORMAS a) Mover un control
b) Cambiarlo de tamaño
c) Borrar un control
d) Agregar un campo
e) Cambiar el formato de un campo
f) Agregar una imagen
g) Cambiar texto de etiquetas
h) Cambiar el tamaño de la forma
i) Utilizar Autoformato
8) MANEJAR DATOS a) Encontrar datos
b) Reemplazar datos
c) Ordenar datos
d) Filtrar por selección
e) Filtrar por exclusión
f) Filtrar por forma
9) CONSULTAS
g) Crear una consulta simple
h) Ordenar registros
i) Establecer criterios
j) Borrar un campo
k) Ocultar un campo
l) Agregar un campo
m) Reubicar campos
n) Cambiar de nombre a una consulta
o) Descartar una consulta
p) Crear una consulta con el Asistente
10) CONSULTAS AVANZADAS a) Trabajar con tablas múltiples
b) Desplegar valores extremos
c) Efectuar cálculos
d) Cambiar formato de un campo calculado
e) Obtener totales
f) Emplear parámetros
g) Cambiar tipos de unión
h) Usar criterios múltiples
i) Resumir dato
j) Encontrar registros no igualados (unmatched)
11) REPORTES a) Crear un reporte
b) Cambiar la vista de un reporte
c) Cambiar de nombre a un reporte
d) Borrar un reporte
e) Crear un reporte con el Asistente
12) IMPRESIÓN
a) Vista preliminar
b) Ajuste de página
c) Imprimir información
d) Imprimir etiquetas postales
13) IMPORTAR Y EXPORTAR INFORMACIÓN
14) RELACIONAR ACCESS CON WORD Y EXCEL
15) ACCESS E INTERNET
El tercer examen parcial esta programado para la segunda semana de Noviembre, y el cuarto en la primer semana de Diciembre (oficialmente el fin de curso es el 11 de Diciembre, fecha en que deberán entregarse calificaciones definitivas).
Dado que el tiempo se agota, la recomendación es estudiar con ahinco y no faltar a clase.
TAREA: ! Puntos Extra !
En el blog docente de cada grupo vamos a incluir aportaciones de los alumnos (apoyadas en una presentación de Power Point) explicando cada uno de los temas a cubrir en los siguientes exámenes.
Cada equipo debe cubrir lo correspondiente a un tema, empezando con una sencilla explicación teórica del mismo y al menos un ejemplo completo y detallado del mismo, de una complejidad similar a las que hemos visto en clase.
Por esta tarea se otorgarán hasta 10 puntos extra por alumno para el próximo examen, por cada tema cubierto (máximo 30 puntos por este concepto ya que habrá otras tareas con otro tanto de puntuación).
Quienes estén interesados deberán ponerse de acuerdo con su representante de grupo para registrar su participación y evitar se repita innecesariamente un mismo tema.
Para diseñar una base de datos lo primero que se requiere es identificar cual es la información que necesitan conocer los usuarios de la misma. Esto se obtiene de la especificación de los requerimientos de parte del usuario.
El siguiente paso es traducir estos requerimientos en un esquema conceptual de la base de datos. Se emplea el diagrama entidad-relación para representarlo gráficamente.
El diagrama entidad-relación se basa en "una percepción del mundo real que consiste en una colección de objetos básicos llamados entidades y relaciones entre estos objetos" El diagrama entidad-relación es el modelo más ampliamente usado para el diseño conceptual de bases de datos y fue introducido por Peter Chen en 1976.
Conceptos básicos:
"Una ENTIDAD es un objeto que se distingue de otros objetos por medio de un conjunto específico de atributos". Por ejemplo algunas entidades pueden ser: Alumno, Empleado, Artículo, etc.
Un juego de entidades es un conjunto de entidades del mismo tipo que comparten las mismas propiedades o atributos. Ejemplo: La totalidad de los alumnos de una escuela.
ATRIBUTOS. Representan las propiedades básicas de las entidades. Cada entidad tiene un juego de atributos cuyos valores le identifican en forma única. La entidad "Alumno" podría tener los atributos: nombre, apellido, año de nacimiento, etc.
TIPOS DE ATRIBUTOS
SIMPLES: son aquellos que no se han dividido en subpartes. (Por ejemplo del numero de control de un alumno)
COMPUESTOS: son los que pueden dividirse en otros atributos, por ejemplo el atributo nombre, puede dividirse en nombre, apellido materno y apellido paterno.
MONOVALUADO (de un solo valor) Por ejemplo el atributo sexo es único.
MULTIVALOR: Por ejemplo un alumno puede tener cero o más números telefónicos.
DERIVADO: el valor de este tipo de atributo es obtenido a partir de los valores de otro. Por ejemplo la edad se deriva de la fecha de nacimiento (en relación con la fecha actual).
Una RELACIÓN es una asociación entre diferentes entidades. Por ejemplo un alumno con calificación (de una cierta materia).
La cardinalidad expresa el número de entidades a las que se puede asociar otra entidad a través de un conjunto de relaciones. (derivado de Cardinal : que expresa un número)
Tipos de relaciones (Cardinalidad )
Uno a uno
Una entidad en A esta asociada con una entidad en B y viceversa (por ejemplo el nombre del alumno con su número de control, o un aparato y su número de serie.)
Uno a muchos (ó muchos a uno )
Una entidad en C esta asociada con 0 ó más entidades en D. (por ejemplo "Un profesor puede impartir varias clases. Pero una clase solo la imparte un profesor". Otro ejemplo "Una madre puede tener cualquier número de hijos, pero cada hijo pertenece a una sola madre").
Muchos a muchos
Una entidad en E esta asociada con cualquier número de entidades en F (0 ó más) y viceversa. Por ejemplo "en un proyecto de investigación puede haber cualquier número de investigadores, un investigador puede participar en cero o varias investigaciones".
En el diseño de una base de datos no se permiten relaciones directas “muchos a muchos”. Se tiene que añadir una tabla entre las dos, que sirva de enlace y evite que las dos tablas queden relacionadas directamente.
Para mayor información lea los siguientes apuntes: Modelo Entidad Relación de Guillermo Storti et al.
El creador de todos estos modelos de base de datos es un especialista que ha creado las bases de datos de múltiples empresas en los EE.UU. y Europa, quien cita: "el diseño de estos modelos de datos me da la oportunidad de devolver algo a la comunidad de base de datos que me ha proporcionado una buena forma de vida durante más de 15 años"
Al establecer relaciones, es usual definir cuales campos son los más importantes.
CLAVE o LLAVE PRIMARIA Es el atributo que se usa para diferenciar una entidad de otra, por ejemplo un alumno de otro (en este caso la llave primaria es el numero de control).
Cada tabla (juego de entidades) debe tener una llave primaria.
La llave primaria debe ser única y no cambiar con el tiempo.
Una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo ID_alumno de la tabla Alumnos podría aparecer también en la tabla Matemáticas. En la tabla Alumnos es la clave principal y en la tabla Matemáticas es una clave externa o foránea. (Una clave externa, en otras palabras, es la clave principal de otra tabla).
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza la base de datos para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminen ni modifiquen accidentalmente datos relacionados.
Usualmente se maneja con dos opciones:
Cuando la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados está activada, el cambio de un valor de clave principal en la tabla principal actualiza automáticamente el valor coincidente en todos los registros relacionados.
Cuando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados está activada, la eliminación de un registro en la tabla principal elimina todos los registros relacionados en la tabla relacionada.
Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora).
Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.
Previamente hemos trabajado con dos clases de archivos:
Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo Windows.
Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.
En esta sección trabajaremos con archivos de datos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.
Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.
Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero.
Bases de datos
Una base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.
Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.
Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.
Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.
Un registro es un renglón de la tabla
Un campo es una columna de la tabla
En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia.
La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal (llave principal) o simplemente llave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.
Los atributos de la clave o llave principal son:
La clave principal es única y por lo tanto no puede estar repetida en una tabla
La clave principal nunca puede quedar vacía
La clave principal nunca cambia
Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:
· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.)
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)
Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.
Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:
1 Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reuna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
2 Determinar las tablas que se necesitan
Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.
Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.
3 Determinar los campos que se necesitan
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
4 Identificar los campos con valores exclusivos mediante la clave principal. Gracias a la clave principal no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en dicho campo.
5 Determinar las relaciones entre las tablas
Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a la base de datos cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.
En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.
6 Precisar el diseño
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
Objetos de una base de datos
Tablas
Son los objetos principales de bases de datos y se utilizan para guardar datos.
Formularios Un formulario permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles virtuales (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario no almacena información, solo muestra los datos que están guardados en una tabla. En un mismo formulario podemos trabajar simultáneamente los datos de varias tablas.
Consultas Una consulta emplea uno o más criterios para mostrar los datos que nos interesan de una base de datos. Las consultas nos permiten extraer la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla adecuadamente. Las consultas permiten mostrar, modificar, borrar, ordenar, filtrar y agregar datos en una base de datos.
Informes Permiten resumir e imprimir la información de base de datos, posibilitan combinar los datos de varias tablas en un documento único.
Macros Los macros realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.
Aquí tienen algunos archivos para las primeras prácticas:
Dada la complejidad del programa y el poco tiempo disponible, les recomiendo adquirir un buen libro de Access que les sirva de referencia. Una opción es:
Otro libro que pueden adquirir (o descargar la versión electrónica) es:
Conviene destacar que el paso mas importante del diseño de la base de datos es Determinar la finalidad de la base de datos ya que si no le dedicamos el tiempo y análisis suficiente podemos terminar con una base de datos que funcione perfectamente pero que no satisfaga las necesidades del usuario.
