Archivos Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora. Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.
Previamente usted ha trabajado ya con dos clases de archivos:
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Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo el DOS (Disc Operating System) o el Windows.
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Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.
En esta sección trabajaremos con archivos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.
Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.
Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero. Al trabajar con archivos usualmente lo que hacemos es lo siguiente:
1.- Abrir el archivo.
2.- Buscar, Actualizar, Insertar, Remover u Ordenar los registros (procesar la información).
3.- Cerrar el archivo.
Bases de datosUna base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.
Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.
Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., en Access para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.
Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.
Un registro es un renglón de la tabla
Un campo es una columna de la tabla
En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia. La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal o simplemente clave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.
Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:
· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.)
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)
Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:
1 Determinar la finalidad de la base de datos
El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).
Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.
2 Determinar las tablas que se necesitan
Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:
Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.
Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.
Cada tabla debe contener información sobre un asunto.
Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.
3 Determinar los campos que se necesitan
Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:
Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
Incluya toda la información que necesite.
Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).
4 Identificar los campos con valores exclusivos
Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo que identifique de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.
5 Determinar las relaciones entre las tablas
Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.
6 Precisar el diseño
Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.
Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.
7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos
Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.
8 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access
Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.
El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.
Sugerencias para optimizar el rendimiento general de una tabla
· Diseñe tablas sin datos redundantes. Una base de datos bien diseñada es un requisito básico para una rápida recuperación y actualización de los datos.
· Seleccione los tipos de datos apropiados para los campos. Puede ahorrar espacio en la base de datos y mejorar las operaciones de combinación mediante la selección de tipos de datos apropiados para los campos. Al definir un campo, seleccione el tipo de datos o el tamaño de campo más pequeño que sea apropiado para los datos del campo.
· Cree índices para los campos que ordene o combine o para los que establezca criterios. Puede mejorar considerablemente la velocidad de las consultas mediante la indexación de campos en ambos lados de las combinaciones o mediante la creación de una relación entre esos campos y la indexación de cualquier campo utilizado para establecer criterios para la consulta. La localización de registros mediante el cuadro de diálogo Buscar es también mucho más rápida cuando se busca un campo indexado. Independientemente de los tipos de consultas creadas, sólo debe indexar campos que tengan principalmente valores exclusivos.
Crear una base de datos
Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.
Crear una base de datos usando el Asistente para bases de datos
1 Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para bases de datos y luego seleccione Aceptar. (Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva Base de datos en la barra de herramientas).
2 En la ficha General haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de base de datos que desea crear.
3 Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos.
4 Haga clic en Crear para empezar a definir su nueva base de datos.
Crear una base de datos sin usar un asistente
1 Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. (Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General).
2 Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.
Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.
Crear un índice para encontrar y ordenar registros más rápidamente
Un índice ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.
Decidir qué campos indizar
Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas. No obstante, los índices pueden ralentizar algunas consultas de acciones, como las consultas de datos anexados, cuando deban actualizarse los índices de muchos campos para realizar estas operaciones.
La clave principal de una tabla se indiza automáticamente y no es posible indizar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Para otros campos, debe considerar la indización de un campo si se dan las siguientes condiciones:
· El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
· Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
· Ha previsto ordenar los valores del campo.
· Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de forma significativa.
Crear un índice de campo único
1 Abra una tabla en la vista Diseño.
2 En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice.
3 En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).
Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.
Suponga por ejemplo que trabaja en una empresa denominada Arrendadora Inmobiliaria, S.A. y que la base de datos de la misma esta integrada por las siguientes tablas:
TAREA 1: En un libro de Excel, cree 4 tablas en hojas separadas (denominadas Propiedades, Contratos, Clientes y Pagos), con los nombres de campos que se indican e introduzca al menos 10 renglones con datos en cada tabla. Importe las tablas a Access y relaciónelas.
