viernes, 29 de mayo de 2009

Canciones en CDs


Crea un archivo de Access llamado MUSICA.mdb
Crea una tabla llamada COMPOSITOR con los siguientes campos:
· IDcompositor (Auto numérico Entero Largo)
· compositor(TEXTO tamaño 30)

Crea una tabla llamada INTÉRPRETE con los siguientes campos:
· ID Interprete (Auto numérico Entero Largo)
· Interprete (TEXTO tamaño 30)

Crea una tabla llamada GÉNERO con los siguientes campos:
· ID Género (Auto numérico Entero Largo)
· Género (TEXTO tamaño 30)

Crea una tabla llamada DISQUERA con los siguientes campos:
· ID Disquera (Auto numérico Entero Largo)
· Disquera (TEXTO tamaño 30)

Crea una tabla llamada CANCIONES con los siguientes campos:
· ID Cancion(Auto numérico Entero Largo)
· Cancion (TEXTO tamaño 30)
· ID Interprete (Entero Largo)
· IDcompositor (Entero Largo)
· ID Género (Entero Largo)
· ID Disquera (Entero Largo)

Crea una tabla llamada INVENTARIO con los siguientes campos:
· ID Inventario(Auto numérico Entero Largo)
· ID Cancion(Entero Largo)
· Año Producido (número, tamaño ENTERO, 0 lugares decimales)
· Precio (MONEDA)
· Cantidad (tamaño Byte, 0 lugares decimales)
Relaciona las tablas

Llena las tablas con los valores del archivo Canciones.xls

Crea un Formulario que muestre el nombre de la canción, el nombre del intérprete, el nombre del compositor, el género, etc.

Muestra 5 diversos tipos de filtros

Crea un informe que muestre los campos Intérprete, Título, Año Publicado y Género.

Crea un informe que muestre Intérprete, Título, Año Publicado, Género y los precios de inventario (Cantidad x Precio).

Hacer las siguientes consultas con la tabla de CD:
* Todos los CDs por género
* Los CDs de Lara (Compositor)
* Los CDs con cantidad menor de 2
* Los CDs de Pedro Infante de música Ranchera

miércoles, 27 de mayo de 2009

Crear base de datos



1 Cree una nueva base de datos que se llame ConstruCentro , en la unidad C:\Iniciales\
2 Cree las siguientes tablas en la base de datos (Opcionalmente puede importar de Excel las tablas correspondientes):
Productos
Medidas
Clientes
Ventas

3 Cree las relaciones entre las tablas creadas previamente.

4 Ingrese información en las tablas

5 Crear un formulario para cada tabla y modificar varias de sus propiedades

6 Cree un filtro que muestre los distintos tipos de cemento

7 Cree una consulta simple Productos CREST, que muestre IDproducto, Descripción, Precio,Existencia de aquellos productos de la marca CREST

8 Cree una consulta que muestre los datos de clientes cuyo apellido inicia con la letra C

9 Cree una consulta que calcule la edad de los clientes y los ordene por edad

10 Cree una consulta que calcule el precio de inventario de cada producto (precio x Existencia)

11 Cree un informe que muestre los productos de cada proveedor (alfabetizar)

12 Cree un informe que muestre los productos agotados, o por agotarse (existencia <10)>

viernes, 22 de mayo de 2009

Supermercado


Se les pide crear una base de datos que permita llevar un registro de ventas de pequeño supermercado.

tabla ARTÍCULOS:

Nombre de campo Tipo de campo Propiedades
IDarticulo Autonumérico Clave
Articulo Texto (20) Requerido
Marca Texto (15)
Precio Moneda Requerido
Oferta SI/No
Fecha de vencimiento Fecha Corta Fecha() > Fecha()
Texto validación “Fecha Incorrecta”
Departamento Texto(12) Requerido
PorcentajeOferta Porcentaje con cero decimales

tabla VENTAS

Nombre de campo Tipo de campo Propiedades
IDfactura Autonumérico Clave
IDarticulo Entero Largo Requerido
Cantidad Numérico
Forma de pago Texto (12) Requerido

Relacionar las tablas según corresponda.

Armar un formulario de la tabla VENTAS, que sirva como sustituto a la hora de ingresar y trabajar con los datos. Este formulario deberá contener:
1. Todos los campos de la tabla.
2. Color o diseño del fondo aceptable
3. Una imagen (Logotipo) de la empresa.
4. En una lista desplegable mostrar el IDartículo y artículo.

Armar un formulario de la tabla ARTÍCULOS, que sirva como sustituto a la hora de ingresar y trabajar con los datos. Este formulario deberá contener:
1. En el campo Departamento, una lista desplegable que diga (Lácteos, salchichoneria, carnes, verduras, panadería, limpieza)
• Ingresar 5 registros como mínimo.

Realizar las siguientes consultas:
PRECIO: Que muestre Nombre y Precio de los artículos de cierto Departamento dado, como por ejemplo Lácteos.
OFERTA: Hacer una lista con el código, nombre de aquellos productos que están en oferta.
VENCIMIENTO: Que muestre Nombre, Marca, Rubro, Fecha de Vencimiento y días de vencido de aquellos artículos que estén vencidos.
PRECIO OFERTA: Calcular el Precio final con el descuento.

miércoles, 20 de mayo de 2009

Simulacro de Examen parcial



Recursos Humanos

Cree una base de datos en blanco, y denomínela RH, que permita llevar un registro de empleados, salarios, puestos, departamentos en que laboran, etc.

Importe del disco de trabajo las tablas en Excel denominadas EMPLEADOS, DATOSE, SALARIOS y VENTAS (RH.xls). Revise que los tipos de datos de cada registro sean los adecuados, modificándolos en caso necesario. Es particularmente importante: IDempleado que debe ser Auto numérico (entero largo) en la tabla EMPLEADOS. Verifique que en cada tabla exista un campo clave único y en caso de no ser así asígnelo.

Propiedades de las tablas a emplear:

Tabla Empleados


Tabla Salarios


Tabla DatosE


Tabla Ventas


Establezca las relaciones necesarias entre las diversas. Asigne integridad referencial en esas relaciones.
Realice un formulario para capturar y mostrar los datos de cada una de las tablas. Modifique sus propiedades alterando su aspecto (tamaño y tipo de letra, colores, etc.)

Realice las siguientes Consultas:

  • Directorio telefónico de empleados (alfabetizado por apellido paterno)
  • Edad de los empleados
  • Empleados varones solteros
  • Empleados casados
  • Empleados cuyo apellido inicia con V
  • Empleados de cierto departamento
  • Empleados mayores de edad
  • Empleados mejor pagados
  • Empleados que viven en Laredo
  • Comisiones ganadas por ventas
  • Iniciales de los empleados
  • Los 5 empleados más viejos
  • Los 5 empleados más jóvenes
  • Mes en que nacieron los empleados
  • Empleados que cumplen años este mes

Realice un informe en el que aparezca el directorio telefónico de empleados (alfabetizado por apellido paterno)
Realice un informe en el que aparezca la lista de empleados de cada departamento.



Anexo las tablas del simulacro de examen y la base de datos correspondiente (primero intenten ustedes realizarla y solo utilícenla para resolver dudas)








Tarea de ACCESS por equipos:

El Tema de la aplicación es libre. Sin embargo, se tendrá que elegir una aplicación que pueda vincularse de una manera lógica con el concepto de “bases de datos”. Con un grado de complejidad similar al de la base de datos del ejemplo mostrado previamente (RH.mdb)

Condiciones (de cualquier alternativa). Se tendrán que utilizar:
a. Cuatro tablas.
b. Se ha de plantear qué campos contendrán las tablas de manera que haya una relación lógica entre ellas. En la parte de la descripción de cada campo se debe comentar para qué sirve ese campo.
c. Para cada campo se considerarán las propiedades oportunas.
d. Cada tabla contendrá al menos 10 registros.
e. Entre estas tablas habrá un número de como mínimo 3 relaciones.
f. Se realizarán al menos 8 filtros.
g. Se realizarán al menos 4 consultas que tengan sentido en cuanto al significado de las tablas. ¡Las consultas podrán hasta extraer datos del conjunto de tablas y otras consultas!
h. Los datos de las tablas se introducirán con base de un número igual de formularios, ya que normalmente es ésta la manera de capturar información. En este caso, el formulario forma la interfaz entre el usuario y la base de datos.
i. Se crearán 4 informes distintos en base a las consultas o las tablas disponibles.
j. Se entregara un reporte por escrito de esta tarea.

Plazo de entrega. Antes del tercer examen parcial (Miércoles 27 Mayo).

Modalidad de entrega. Se entregará un disco CD con el archivo .mdb que implementa la aplicación (y las impresiones correspondientes), y un archivo PPT (presentación Power Point) que muestre paso a paso como construyeron su base de datos, tablas, relaciones, formularios, filtros, consultas, informes, etc. (como el que les mostré y fotocopiaron BD_ Biblos)

(Preferentemente en un solo CD todos los trabajos del grupo, separados en carpetas con los diferentes proyectos. Incluir una lista en Excel para identificarlos con sus nombres, números de control y nombres de los proyectos realizados).

martes, 19 de mayo de 2009

Objetivos pedidos en el examen


Planeamiento y diseño de bases de datos
Determinar la entrada correcta de información a la base de datos
Determinar la salida correcta de información de la base de datos
Crear la estructura de una tabla
Establecer relaciones en una tabla

Operaciones con Access
Usar el Ayudante de Office
Seleccionar un objeto utilizando la Barra de objetos
Imprimir los objetos de la base de datos (tablas, formularios, informes, consultas)
Navegar por los registros de una tabla, consulta o formulario
Crear una base de datos (usando un Asistente o en la Vista Diseño)

Creación y modificación de tablas
Crear tablas usando el Asistente para tablas
Definir las claves principales
Modificar las propiedades de los campos
Usar múltiples tipos de datos
Modificar las tablas usando la Vista Diseño
Usar el Asistente para búsquedas
Usar el asistente para máscaras de entrada

Creación de formularios
Crear un formulario con el Asistente para formularios
Usar el Cuadro de controles para agregar controles
Modificar las Propiedades de formato (fuente, estilo, tamaño de fuente, color, título, etc.) de los controles
Utilizar secciones de los formularios (encabezados, notas a pie, detalles)
Utilizar un Control calculado en un formulario

Visualizar y organizar información
Utilizar el Portapapeles de Office
Cambiar entre Vistas de objetos
Introducir registros usando una hoja de datos
Introducir registros usando un formulario
Suprimir registros en una tabla
Buscar un registro
Organizar registros
Aplicar y eliminar filtros (filtrar según un formulario y según una selección)

Definición de relaciones
Establecer relaciones
Exigir integridad referencial

Consultas
Especificar el criterio de una consulta
Presentar registros relacionados en una hoja secundaria de datos
Crear un campo calculado
Crear y modificar una consulta de selección en múltiples tablas
Utilizar paso de parámetros en consultas (consultas amigables para el usuario)
Empleo de consultas avanzadas

Producción de informes
Crear un informe con el Asistente para informes
Vista preliminar e impresión de un informe
Mover y cambiar el tamaño de un control
Modificar las propiedades de formato (fuente, estilo, tamaño de fuente, color, título, etc.)
Utilizar el Cuadro de controles para agregar controles
Utilizar secciones del informe (encabezados, notas a pie, detalles)
Utilizar un Control calculado en un informe

Interacción con otras aplicaciones
Importar datos en una tabla nueva
Exportar datos a Excel
Importar y exportar a archivos de texto
Agregar hipervínculos

Uso de herramientas de Access
Imprimir las relaciones de la base de datos
Crear una copia de seguridad y restaurar una base de datos
Compactar y reparar una base de datos


Anexo el texto del simulacro de examen y la base de datos correspondiente (primero intenten ustedes realizarla y solo utilícenla para resolver dudas)



miércoles, 13 de mayo de 2009

Control de Librerias

Librerias Biblos SA de CV
Una cadena de librerías quiere procesar la información sobre los libros que tiene en sus distintas sucursales. Para ello considera manejar 4 tablas:
Tabla LIBRO con los siguientes campos:
IDibro, Isbn, Titulo, Autor, Año de Publicación, Precio, Comentarios.
Tabla EDITORIAL con los siguientes campos:
IDeditorial, Editorial, Nombre del Contacto, Dirección, Ciudad, Teléfono, Email, Comentario
Tabla SUCURSAL con los siguientes campos:
IDsucursal, Sucursal, Nombre del encargado, Dirección, Ciudad, Teléfono, Email, Comentario
Tabla INVENTARIO con los siguientes campos:
IDinventario, IDLibro, IDSucursal, Existencia

Actividades:
1.- Crear Tablas y ajustar sus propiedades:
 Crear tabla LIBRO en vista de diseño.
 Crear tabla EDITORIAL empleando el asistente.
 Crear tabla SUCURSAL copiando la estructura de la tabla EDITORIAL y modificando los campos necesarios.
 Introducir datos manualmente a las tablas anteriores.
 Crear tabla INVENTARIO importándola de Excel.
 Agregar campo IDEditorial a la tabla LIBRO.
 Indexar con duplicados el campo Título en la tabla LIBRO.
 Hacer obligatorio (Requerido) el nombre del Encargado en la tabla SUCURSAL.
 Validar Año en la tabla LIBRO (debe ser >2005, mensaje de validación “Solo libros nuevos”)
 El campo Ciudad de la tabla SUCURSAL tomarlo de una lista desplegable
(México, Monterrey, Guadalajara, Nuevo Laredo)
 Agregue un campo OLE en tabla LIBRO y agregue a la tabla fotos de las portadas de los libros.

2.- Diagrama E-R, relaciones entre tablas en Access
 Dibujar diagrama entidad relación DER
 Establecer las relaciones necesarias entre las tablas
aplicar integridad referencial en los vínculos.

3.- Formularios
 Crear un formulario para la tabla LIBRO con el asistente.
 Crear un formulario para la tabla EDITORIAL empleando el asistente, modifique sus propiedades, color de fondo, tipo de letra, tamaño de letra, distribución de los elementos.
 Agregue una imagen (logotipo) al formulario EDITORIAL.
 Crear un formulario para la tabla SUCURSAL en vista de diseño

4.- Consultas
 Crear una consulta que nos proporcione los nombres del encargado y teléfono en una sucursal (Monterrey).
 Crear una consulta que nos muestre los libros anteriores a cierto año (<2007)
5.- Informes
 Realizar un informe en el que aparezca la lista de libros de cada sucursal, ordenados por editorial


Vean el Power Point con las instrucciones generales aquí

Está muy básico, (es una adaptación de un ejemplo de un libro de la bibliografía que ya no se publica) pero les puede dar una idea del grado de complejidad del problema que manejarán en el próximo examen.

Anexo: Información del sistema
Tabla LIBRO Tabla EDITORIAL Tabla SUCURSAL Tabla INVENTARIO
Tablas de Excel
Bajar las tablas de Excel aquí

Los que desean ver ejemplos de bases de datos similares a las que van a desarrollar como proyecto, pueden hacerlo en la siguiente página con mas de 100 ejemplos de aplicaciones de Access (incluyendo los diagramas de relación). Está en inglés pero es fácil entenderlo para quien domine lo básico de ese idioma.

http://www.databaseanswers.org/data_models/

lunes, 11 de mayo de 2009

Semana de Ciencias Económico Administrativas


Tarea 5
Se pide desarrollar una base de datos en Access que permita automatizar los pagos a un evento (semana de Ciencias Económico Administrativas). En esta base de datos se desea guardar, al menos, la siguiente información sobre los pagos, siempre que sea aplicable:
◘ Nombre y número de control
◘ Carrera
◘ Semestre
◘ Teléfono
◘ Número de control
◘ Pago
◘ Fecha
Se pide, obligatoriamente:
1. Introducir todos los datos a través de formularios predeterminados en Access. Cada tabla debe tener su propio formulario.
2. Se debe Importar de un fichero Excel los datos generales de los alumnos.
3. Realizar un informe de pagos mensual.
4. Realizar un informe de deudores
5. Empleando el asistente para diseño de consultas, crear una consulta que solicite en una ventana el nombre del alumno y proporcione en pantalla los pagos asociados.
6. Crear una consulta que calcule el total de pagos por alumno. Los resultados de estas consultas se deben Exportar a una hoja de cálculo Excel.
7. Empleando el asistente para el diseño de informes, crear un informe que muestre todos los pagos y adeudos por carrera. El detalle debe venir acompañado de la información asociada. Crear un informe que indique todos los deudores
8. Crear las relaciones necesarias entre tablas. Para la creación de la base datos se deberá tener en cuenta:
1. Diseñar la base de datos escogiendo el número de tablas adecuado para guardar toda la información sin tener duplicidad de datos.
2. En todas las tablas, formularios e informes se valorará el adecuado formato y presentación de los datos, en consonancia con su naturaleza (cantidades, fechas, texto, …)
3. Todos los tipos de datos se escogerán con un tamaño adecuado para su uso. Así, un número de teléfono constará de 9 dígitos, el año se expresará con 4 dígitos
Fecha de entrega: Mayo 22
Modalidad de entrega. Se entregarán en un CD con el archivo CEA#control.mdb que implementa la aplicación (y las impresiones correspondientes).

Consultorio Médico:

Crear una base de datos para una aplicación del mundo real usando un sistema gestor de bases de datos relacionales (Access), trabajando para ello con todos sus elementos: realizar el diseño de tablas, establecer las relaciones entre las mismas, crear formularios adecuados para la introducción de datos, diseñar consultas para la obtención de información y crear los informes necesarios para una buena presentación de los datos.

Por ejemplo para un consultorio medico,

Tabla de Pacientes:

Tabla de Médicos:

___________________________________________________

IDMedicoNombreEspecialidad Domicilio Teléfono e-Mail
¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯¯

Tabla de Especialidades:

IDEspecialidad Nombre de especialidad


Tabla de visitas

IDVisita IDPaciente IDMedico Fecha Motivo de la visita Pruebas realizadas Diagnostico Tratamiento


domingo, 10 de mayo de 2009

Autos Usados


Tarea 4 Autos Usados

1 Crear la base de datos Autos en la carpeta con sus iniciales del disco C.

2 Crear una tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
IDCliente Numérico
Nombre Cliente Texto
Apellidos cliente Texto
Dirección cliente Texto
Población Texto
Código postal Texto
Estado Texto
Teléfono Texto
La clave principal será el campo IDcliente.

3 Crear otra tabla con el nombre de Coches vendidos con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
Placa Texto
Marca Texto
Modelo Texto
Color Texto
Precio Texto
Extras instalados Memo
La clave principal será el campo Placa.

4 Crear otra tabla con el nombre de Fechas de revisión con los siguientes campos:
Nombre del campo Tipo de dato
IDrevisión Autonumérico
Cambio aceite Sí/No
Cambio filtro Sí/No
Revisión frenos Sí/No
Otros Memo
La clave principal será el campo Nº revisión.

5 Introduzca al menos 10 registros en cada tabla.
6 Cree las relaciones entre las tablas, establezca las relaciones entre las mismas, cree formularios adecuados para la introducción de datos, diseñe consultas para la obtención de información y cree los informes necesarios para la presentación de los datos.

Ejemplos de consultas
a Crear una consulta para visualizar únicamente los campos Placa, Marca y Modelo de los Coches vendidos.
b Modificar la consulta anterior para añadir el precio, y especificar aquellos que sean Ford.
c Modificar la consulta anterior para visualizar los Ford que tengan un precio superior a $250,000.
d Crear una consulta para ver los apellidos y población de aquellos clientes que hayan comprado Crysler.
e Crear una consulta para visualizar la placa y modelo de aquellos coches que tengan que realizar Cambio de aceite y cambio de filtro.

Posibles proyectos


Facturación
Utilizando un catálogo de productos y un catálogo de clientes se capturan las facturas, las cuales son impresas y almacenadas en una tercera tabla. El sistema cuenta con una serie de reportes para conocer los importes y cantidades, facturados por periodo, por cliente o por producto.

Caja de cobros escolares
En una escuela, los padres pagan en parcialidades o pagan varios conceptos en cada ocasión con este archivo llevan el control de pagos. Se tiene una tabla de alumnos con número de cuenta y un catálogo de conceptos, además de la tabla principal que es la de Recibos en la que se captura el número de cuenta, el concepto e importe de cada pago. El sistema imprime estados de cuenta de cada alumno y el corte diario de caja y muchos reportes más.

Control de Activo Fijo.
El sistema conserva el registro de los activos de la empresa con fecha de adquisición y catalogados por tipo de activo, cuenta además con una tabla del INPC, de tal forma que dependiendo del tipo de activo, se calcula automáticamente el valor actualizado y depreciación, imprime el inventario y el inventario histórico. El sistema tiene además tabla de centros de costo para relacionar los activos con su correspondiente centro de costo

Nomina
Se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

Entradas y Salidas
Que permita llevar el control de entradas y salidas de caja de una empresa. También servirá para generar balances simples.

Chequera
Que permita controlar ingresos y egresos para varios proyectos y conocer la disponibilidad de efectivo.

Mantenimiento preventivo
Que permita programar oportunamente las labores de mantenimiento y la compra anticipada de las refacciones necesarias para ello.

Recursos Humanos
Que permita llevar un registro de empleados, salarios, puestos, departamentos en que laboran y los pagos que han recibido.

Gimnasio
Cree una base de datos que permita llevar un registro de usuarios de un gimnasio, que incluya el código de identificación de cada cliente, código de identificación, Actividad (Pesas, Karate, Tae Kwon Do, Aeróbics, etc.), Cuota (la cantidad que paga mensualmente) y Observaciones (por ejemplo si tiene algún problema medico, etc.). Agregue tablas para el control de rutinas asignadas y seguimiento de medidas corporales.

Control de asistencia
Cree una base de datos que permita registrar la asistencia diaria a una empresa y generar de ella la nomina semanal.

Información en Internet

Quienes no dispongan del libro de texto "Access Paso a Paso"
Microsoft® Office Access(TM) 2007 Step by Step (Step By Step (Microsoft))
pueden consultar las siguientes referencias en Internet para complementar la información dada en clase:

Tablas en Access



Bases de datos relacionales



Ejemplo



Curso de Access

Access 2003

Access 2007

Múltiples ejemplos de Access

Preguntas y respuestas (Tips) de Access



Tarea de Access 3

1. Crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), a partir de una base de datos en blanco, empleando el asistente de tablas para crear una tabla que tenga al menos los siguientes campos: Nombre, Dirección, Teléfono, Celular, E-Mail, Cumpleaños, Foto.

2. Crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), a partir de una base de datos en blanco, creando la tabla en vista de diseño y especificando para cada campo lo siguiente: Tipo de dato, Propiedades [Longitud, Valor predeterminado (Nuevo Laredo), Mascara de entrada (XXX) XXX-XX-XX para el número telefónico, 00000 para el código postal]. Utilice el asistente para mascaras de entrada oprimiendo el botón con tres puntos que aparece al situarnos en la casilla de la propiedad Mascara de Entrada.

3. Crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), a partir de una base de datos en blanco, importando una tabla existente de Excel que contiene varios de los datos requeridos: Nombre, Dirección, Teléfono, Celular, E-Mail, Cumpleaños.
3.b- Exportar una tabla de Access (Agenda Telefónica) a Excel.
3.c- Revisar ortografía
3.d- Buscar un dato (búsqueda simple y con comodines)
3.e- Agregar una columna (Sexo)
3.f- Introducir nuevos datos

4. Calificaciones de Informática II. En una nueva base de datos, cree una tabla con ID y nombre (utilice los datos de sus compañeros de grupo incluyendo una columna con el número de control) y otra tabla para registrar calificaciones parciales con ID, parcial (1, 2, 3, N1, N2, N3), calificación.
4.a- Filtrar información (alumnos aprobados, reprobados, ausentes).

5. Control de asistencia. En una nueva base de datos, utilice la tabla correspondiente a Informática II construida previamente, agréguele columnas para registrar la asistencia diaria en base a la posición de los alumnos en el salón de clase.

6. Gimnasio. En una nueva base de datos, utilice la tabla correspondiente a la Agenda Telefónica realizada previamente denominándola Socios, agréguele una columna con el código de identificación de cada cliente y agregue otra tabla denominada Pagos que incluya los campos IDpago, código de identificación, Actividad (Pesas, Karate, Tae Kwon Do, Aeróbics, etc.), Cuota (la cantidad que paga mensualmente) y Observaciones (por ejemplo si tiene alguna lesión previa de rodilla, etc.)

Introducción a Access

UNA BASE DE DATOS es un conjunto de datos organizados para un uso determinado, que comparten características comunes, es decir que los datos tienen la misma estructura. En nuestra base de datos podemos almacenar un directorio telefónico, la información de los empleados de una empresa o estudiantes de un colegio.

Dato: es todo aquello que deseamos almacenar y recuperar en el futuro. Éstos pueden ser texto, números, fechas, imágenes, entre otros.

El SISTEMA GESTOR DE BASE DE DATOS (SGBD), es aquel programa que actúa como un intermediario entre los usuarios y los datos. Debe cumplir con una serie de funciones como permitir la descripción de los datos, definición de sus propiedades y relaciones entre ellos, como también el insertar, suprimir y modificar los datos.

MOTOR DE LA BASE DE DATOS: es el encargado del manejo interno de los archivos de la base de datos, de la integridad, seguridad, estabilidad y correcto funcionamiento de la misma.

En Microsoft Access, la extensión de los archivos es .MDB (Microsoft Data Base) y el motor para manejar estos archivos se llama “Microsoft Jet”. Consta de archivos .DLL (llamados librerías), que vienen con el Sistema Operativo Windows. Cuando Access se instala, se instalan consigo varias versiones de Microsoft Jet.

Los tipos de motores de bases de datos más conocidos son:

DAO: Data Access Object. Es el tradicional Microsoft Jet de Microsoft
ADO: ActiveX Data Object. Es el nuevo modelo que soporta componente ActiveX
RDO: Remote Data Object. Motor para el acceso a bases de datos remotas.

SQL (Structure query Language): lenguaje de consulta estructurado, utilizado en una base de datos relacional. Los comandos SQL pueden utilizarse para trabajar interactivamente con una base de datos o pueden incluirse en un lenguaje de programación para servir de interfaz a una base de datos.

Veamos ahora algunas acciones usuales a realizar con Access

Crear una tabla
· Abra una base de datos existente (Dulce) o cree una nueva.
· En la ventana de Base de datos, haga click en la pestaña de Tablas y después click en Nuevo.
· Haga click en Vista Hoja de datos y en Aceptar
· Teclee los nombres de cada campo y oprima ENTER.
Conmutar entre ventanas
· Hacer click en el menú Ventana para desplegar una lista de las ventanas abiertas.
· La ventana activa tiene una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en la ventana que desee abrir.
Zoom en una celda
· Colocar el cursor en la celda
· Oprimir Shift F2
Cambiar la apariencia de celdas
· Click en Formato,
· click en Celdas,
· modificar los parámetros deseados (mostrar líneas, color de líneas y celdas, efectos)
Ocultar un campo
· Seleccionar la columna a ocultar
· Click en Formato
· Click en Ocultar columnas
Mostrar campos ocultos
· Click en Formato
· Click en desocultar columnas
· La columnas mostradas tienen una marca de aceptación(þ) antes de su nombre.
· Haga click en las que desee cambiar de estado.
Congelar un campo
· Seleccione la columna a mostrar
· Click en Formato
· Click en Congelar columnas
Cambiar la vista de una tabla
· Haga click en Ver
· Haga click en el icono que desee (hoja de diseño u hoja de datos)
Reordenar campos
· En la vista de Hoja de diseño seleccione el renglón a mover
· Arrástrelo con el ratón a la posición deseada.
Cambiar un tipo de dato
· En la hoja de diseño haga click en el Tipo de dato a modificar, con ello aparece una flecha.
· Haga click en la flecha y elija el tipo de dato apropiado.
(Texto, Memo, Número, Fecha/Hora, Moneda, Autonúmero, )
· Modifique las propiedades del campo según convenga
· Guarde la tabla haciendo click en grabar (el icono con un disquete)
Cambiar propiedades de un campo:
(las mismas propiedades que se les asignen a los campos serán las que tengan en las FORMAS que los utilizan)

Agregar un título a un campo
(un letrero con un nombre más largo y descriptivo que el simple encabezado)
· En propiedades del campo haga click Título, y escriba el texto a mostrar
· Guarde la tabla

Asignar un valor predeterminado
(aparecerá en el campo cada vez que se agrega un nuevo registro, para aceptarlo oprimimos ENTER, para modificarlo escribimos el nuevo valor y después ENTER)
· En propiedades del campo haga click Valor predeterminado, y escriba el texto o valor a mostrar (por ejemplo en el Campo "Ciudad", anote: "Nuevo Laredo")
· Guarde la tabla

Indicar que es un valor requerido
(no se acepta el registro si no se proporciona, por ejemplo un número de factura)
· En propiedades del campo haga click en Requerido. Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla

Permitir longitud cero
(Aceptar el registro aún si el dato tiene una hilera de longitud cero, por ejemplo en el campo de FAX de las direcciones de muchos particulares tendrán longitud cero)
· En propiedades del campo haga click en Permitir longitud dero Aparecerá una flecha. Haga click en ella para que el valor cambie de No a Si.
· Guarde la tabla

Agregar una regla de validación

(que limite el valor del dato que podemos introducir en un campo, por ejemplo que el valor sea mayor que cero > 0)
· En propiedades del campo haga click en regla de validación.
· Teclee la condición de validación que desee *.
Guarde la tabla

Tarea 2.
Cree una base de datos en blanco, denomínela Directorio Telefónico y cree una tabla llamada Amigos, con todos los datos de sus amigos y compañeros (Nombre, apellido, dirección, teléfono, email, fecha de cumpleaños, foto, etc.) y agreguele las propiedades que considere adecuadas a los tipos de datos.
Cree una base de datos en blanco, con los datos de los libros de una biblioteca:
* (Autor, título, editorial, resumen, tema, etc.).

Cree una base de datos en blanco, con los datos de los usuarios de un servicio de salud (consultorio médico o dental):
* (nombre, edad, historial clínico, tratamientos recibidos, etc.).

Cree una base de datos en blanco, con los datos de Mensajes de correo electrónico enviados:
* (remitente, destinatarios, fecha, contenido de cada mensaje, etc.).

Cree una base de datos en blanco, con los datos de Lugares de interés de una zona geográfica:
* (longitud, latitud, nombre, características, etc.).

Introducción las bases de datos


Archivos

Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora. Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.

Previamente usted ha trabajado ya con dos clases de archivos:
* Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo el DOS (Disc Operating System) o el Windows.
* Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.

En esta sección trabajaremos con archivos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.

Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.

Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero. Al trabajar con archivos usualmente lo que hacemos es lo siguiente:

1.- Abrir el archivo.
2.- Buscar, Actualizar, Insertar, Remover u Ordenar los registros (procesar la información).
3.- Cerrar el archivo.

Bases de datos

Una base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.

Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.

Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., en Access para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.



Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.

Un registro es un renglón de la tabla

Un campo es una columna de la tabla

En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia. La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal o simplemente clave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.

Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:

· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.)
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)

Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz. Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:

1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reúna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

 Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
 No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
 Incluya toda la información que necesite.
 Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4 Identificar los campos con valores exclusivos

Para que Microsoft Access conecte información almacenada en tablas independientes (por ejemplo, para conectar a un cliente con todos los pedidos del cliente), cada tabla de la base de datos debe incluir un campo que identifique de forma exclusiva cada registro individual de la tabla. Este campo o conjunto de campos se denomina clave principal.

5 Determinar las relaciones entre las tablas

Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a Microsoft Access cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

6 Precisar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.

7 Introducir datos y crear otros objetos de la base de datos

Cuando considere que la estructura de las tablas cumple los objetivos de diseño descritos anteriormente, es el momento de comenzar a agregar los datos existentes a las tablas. A continuación, puede crear las consultas, formularios, informes, macros y módulos que desee.

8 Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access

Microsoft Access incluye dos herramientas que pueden ayudarle a precisar el diseño de la base de datos. El Asistente para analizar tablas puede analizar el diseño de una tabla, proponer nuevas estructuras de tablas y relaciones si es conveniente y reestructurar una tabla en nuevas tablas relacionadas si es necesario.

El Analizador de rendimiento puede analizar la base de datos completa y realizar recomendaciones y sugerencias para mejorarla. El asistente también puede implantar estas recomendaciones y sugerencias.

Sugerencias para optimizar el rendimiento general de una tabla

· Diseñe tablas sin datos redundantes. Una base de datos bien diseñada es un requisito básico para una rápida recuperación y actualización de los datos.
· Seleccione los tipos de datos apropiados para los campos. Puede ahorrar espacio en la base de datos y mejorar las operaciones de combinación mediante la selección de tipos de datos apropiados para los campos. Al definir un campo, seleccione el tipo de datos o el tamaño de campo más pequeño que sea apropiado para los datos del campo.
· Cree índices para los campos que ordene o combine o para los que establezca criterios. Puede mejorar considerablemente la velocidad de las consultas mediante la indexación de campos en ambos lados de las combinaciones o mediante la creación de una relación entre esos campos y la indexación de cualquier campo utilizado para establecer criterios para la consulta. La localización de registros mediante el cuadro de diálogo Buscar es también mucho más rápida cuando se busca un campo indexado. Independientemente de los tipos de consultas creadas, sólo debe indexar campos que tengan principalmente valores exclusivos.

Crear una base de datos

Microsoft Access proporciona dos métodos para crear una base de datos. Se puede crear una base de datos en blanco y agregarle más tarde las tablas, formularios, informes y otros objetos; éste es el método más flexible pero requiere que cada elemento de la base de datos sea definido de forma separada. El segundo método consiste en usar un Asistente que crea en una sola operación las tablas, formularios e informes necesarios para el tipo de base de datos elegido por el usuario; ésta es la forma más sencilla de empezar a crear una base de datos. En ambos casos, después de haber creado su base de datos podrá modificarla y extenderla cuando lo desee.

Crear una base de datos usando el Asistente para bases de datos

1 Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, elija Asistente para bases de datos y luego seleccione Aceptar. (Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva Base de datos en la barra de herramientas).

2 En la ficha General haga doble clic en el icono correspondiente al tipo de base de datos que desea crear.
3 Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos.
4 Haga clic en Crear para empezar a definir su nueva base de datos.

Crear una base de datos sin usar un asistente

1 Al iniciar Microsoft Access aparece automáticamente un cuadro de diálogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datos existente. Si aparece este cuadro de diálogo, haga clic en Base de datos en blanco y luego en Aceptar. (Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General).

2 Especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y haga clic en Crear.

Después de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarán su base de datos.

Crear un índice para encontrar y ordenar registros más rápidamente

Un índice ayuda a Microsoft Access a encontrar y ordenar registros de forma más rápida. Microsoft Access utiliza los índices de una tabla como se utiliza un índice de un libro: para encontrar datos, busca la posición de los datos en el índice. Puede crear índices basados en un campo único o en campos múltiples. Los índices de campos múltiples permiten distinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.

Decidir qué campos indizar

Es probable que desee indizar campos que busca frecuentemente, campos que ordena o campos que combina con campos de otras tablas de consultas. No obstante, los índices pueden ralentizar algunas consultas de acciones, como las consultas de datos anexados, cuando deban actualizarse los índices de muchos campos para realizar estas operaciones.
La clave principal de una tabla se indiza automáticamente y no es posible indizar un campo cuyo tipo de datos sea Memo, Hipervínculo u Objeto OLE. Para otros campos, debe considerar la indización de un campo si se dan las siguientes condiciones:

· El tipo de datos del campo es Texto, Numérico, Moneda o Fecha/Hora.
· Ha previsto buscar valores almacenados en el campo.
· Ha previsto ordenar los valores del campo.
· Ha previsto almacenar muchos valores diferentes en el campo. Si muchos de los valores del campo son iguales, es posible que el índice no acelere las consultas de forma significativa.

Crear un índice de campo único

1 Abra una tabla en la vista Diseño.
2 En la parte superior de la ventana, seleccione el campo en el que desea crear un índice.
3 En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado y seleccione Sí (Con duplicados) o Sí (Sin duplicados).

Seleccione la opción Sí (Sin duplicados) si desea asegurarse de que no existan dos registros con los mismos datos en este campo.

Suponga por ejemplo que trabaja en una empresa denominada Arrendadora Inmobiliaria, S.A. y que la base de datos de la misma esta integrada por las siguientes tablas:


TAREA 1: En un libro de Excel, cree 4 tablas en hojas separadas (denominadas Propiedades, Contratos, Clientes y Pagos), con los nombres de campos que se indican e introduzca al menos 10 renglones con datos en cada tabla. Importe las tablas a Access y relaciónelas.